En no pocas ocasiones, las reuniones internas pecan de tener una función social más que laboral, pero conllevan un coste mayor que quedar a ir a tomar una cerveza. Este coste sobre todo se percibe si tratamos de ser metódicos en la preparación de la misma, preparando y enviando el orden del día, nombrando a un secretario para que tome apuntes, controlando los tiempos por cada punto y solicitando o elaborando un informe al final de la misma.
Durante dos años y como regla impuesta por nuestro jefe, mi departamento tenía reuniones todos los viernes, y cada semana uno de nosotros hacía las veces de organizador y director de la misma. Las reuniones duraban un mínimo de tres horas, durante las cuales se exponía la situación actual de los proyectos, así como los problemas encontrados y previstos. Cada descripción se hacía con todo detalle técnico, para que los que tenían encomendados otros proyectos se enteraran. Lo que parecía una buena idea acabó significando una notable pérdida de tiempo: por una parte, cuando se trataba un proyecto, los que no se encontraban en él no tenía motivación para prestar atención a los detalles; por otro lado y en consecuencia, el tiempo dedicado a la reunión era tiempo no productivo
Tras ese largo período y una serie de cambios organizativos, se determinó que las reuniones debían ser a petición de la dirección y, posteriormente, se extendió también a la solicitud de los desarrolladores, acordando que al menos debía haber una reunión al comienzo y otra al final de un proyecto, y en cualquier caso una vez cada mes. Las reuniones, además, eran más flexibles, trataban sólo de los problemas y de las posibles soluciones, y en las de comienzo de proyectos se resumía también el trabajo a desarrollar. Finalmente nos dimos cuenta que con una reunión mensual de una hora solía bastar para todo. Así que, en pos de las relaciones sociales, habiendo aumentado la productividad y convertidas las reuniones internas en algo útil, los viernes, media hora antes de la salida oficial, nos íbamos a tomar una cerveza.
Claro que cuando se usa Scrum, la cosa cambia :)
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